Il governo dei processi secondari: Office & Facility Management

La creazione del valore è una teoria complessa i cui elementi costitutivi investono l’essenza stessa delle imprese. In un momento economico come quello che viviamo, le aziende devono certamente focalizzarsi su azioni strategiche di tipo innovativo ma possono anche «pensare semplice» ed attuare misure concrete per recuperare risorse immediate.

La vasta gamma di servizi indiretti o «no core» rappresenta uno di quei centri di costo dove i margini di miglioramento appaiono ancora interessanti e non del tutto sfruttati. Questo a causa di una cultura aziendale ancora non pienamente matura rispetto alla sensibilità verso quest’area, soprattutto dal punto di vista manageriale e gestionale e a causa della dinamicità del mercato che, soprattutto per alcuni servizi, muta rapidamente e richiede verifiche frequenti di servizi e tariffe.

Per creare valore in questo ambito riveste particolare rilevanza il governo efficace dei servizi tipici dei processi secondari aziendali e darsi un “metodo” è sempre cosa buona, spesso elusa, anche solo per ragioni di tempo.

In sintesi si tratta di:

  • Analizzare e definire il fabbisogno reale di ciascun servizio
  • Riprogettare a livello tecnico-operativo i servizi
  • Tradurre il fabbisogno in capitolati tecnici e/o di servizio da sottoporre al mercato in modo da rendere oggettivo il contenuto del prodotto/servizio che si intende acquistare
  • Eseguire una selezione omogenea dei fornitori per caratteristiche, requisiti, conoscenza
  • Richiedere offerte formali per eseguire una tabulazione tra risposte omogenee (benchmark consapevole)
  • Adottare una contrattualistica standard imposta dal committente
  • Definire e divulgare i criteri di utilizzo dei servizi (policy, flussi e procedure interne)
  • Gestire e coordinare utenti, fornitori, progetti, emergenze, spese
  • Adottare modelli, anche semplici, di Budgeting e Controllo Costi

L’applicazione di un Modello di Gestione restituisce piena consapevolezza delle necessità, fa ordine attraverso un riassetto organizzativo dell’area, migliora il livello di erogazione e percezione dei servizi acquistati, permette di recuperare risorse economiche tra il 10% e il 40% favorendo la contribuzione ai margini aziendali ovvero la possibilità di realizzare nuovi investimenti.



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